Hotel Golf PragueLoading...
 
Menu
Hotel Golf Prague Hotel Golf Prague
Hotel Golf Prague
Rezervovat
Čeština
Plzeňská 103, 150 00 Praha 5-Motol, Česká republika +420 222 993 101 reservation@hotel-golf.cz
 
  • Hotel
  • Pokoje
    • Superior
    • Deluxe
    • Suite
    • Hotel Golf Depandance
  • Restaurace
    • Snídaně
    • Restaurace 19
    • Lobby Bar 19
  • Speciální nabídky
  • Služby a vybavení
  • Pobyty
    • Ubytování pro rodiny s dětmi
    • Ubytování se psy
    • Ubytování pro páry
    • Ubytování u nemocnice
    • Ubytování pro firmy
  • Wellness – Thajské Masáže
  • Konference
  • Pro firmy
    • Konference
    • Ubytování pro firmy
  • Svatby a rodinné oslavy
  • Galerie
  • Umístění
  • Kontakty
  • COVID-19
  • Blog
 
Vyberte svůj jazyk
Čeština
 
Rezervovat
Příjezd
Odjezd ...
1
Noc Noci
Zrušení/změna rezervace
Rezervovat
  1. Vítejte
  2. Blog
  3. Jak na pořádání úspěšné konference?
20 Září, 2022 by hotelgolfprague

Jak na pořádání úspěšné konference?

Uspořádat konferenci je velká zodpovědnost. Poradíme, jak vše zařídit, tak aby se celá akce vydařila. A to i v případě, že se vše spikne proti vám. Základem je důkladná příprava a tým, na který je spolehnutí. Tak pojďme na to!

 

Sestavte tým profesionálů a začněte s předstihem

Jak uspořádat konferenci? Ať už plánujete setkání 50, 100 nebo 400 lidí, je důležité mít tým organizátorů, který vám s tím pomůže a přidá ruku k dílu. Čím větší akce bude, tím víc spolupracovníků budete potřebovat. 

 

Většinu věcí si nejspíš vyřešíte interně, ale není od věci si na najmout i nějakého toho externistu. A nemusí jít jenom o catering. Důležitou součástí je přece i dokumentace nebo propagace akce. 

 

Co se dokumentace týče, kromě najmutí profesionála je potřeba od účastníků zajistit i souhlas s focením. To lze zakomponovat do obchodních podmínek, které se odsouhlasí koupí lístku. V případě nahrávání si zase opatřete písemný souhlas od přenášejícího a rozmyslete se, na jaké platformě a za jakých podmínek budete videa publikovat (chcete z toho mít zisk? atd.). Formulaci je dobré konzultovat s právníkem.

 

Ke komunikaci s týmem využívejte všechny efektivní nástroje, které jsou po ruce a sdílejte mezi sebou informace a důležité dokumenty (využijte například Google dokumenty, Zoom, Trello a další). 

 

Další důležitou věcí je začít s organizací s dostatečnou rezervou. Zajistit účastníky, prostory, sestavit program, pozvat přednášející – to všechno zabere spoustu času. Pracujte alespoň s několikaměsíčním předstihem. Klidně půl roku. A pár dní před akci znovu telefonicky ověřte, že všichni důležití hosté skutečně dorazí.

 

Určete datum a vyberte místo

Místo vybírejte na základě toho, jak velká konference bude. Bude vám stačit jen konferenční sál, nebo potřebujete i extra místo na různé workshopy a předváděcí akce? Někdy je třeba konferenčních sálů víc. Je dobré, když budova disponuje prostorem pro občerstvení, případně i volnou zábavu. Důležité je i nějaké zázemí a místo pro přednášející, kde si mohou nechat věci.

 

Hotel Golf nabízí konferenční sály a místnosti s moderním vybavením, včetně venkovních prostorů (zahrada, terasa) – ideální pro odpočinek během přestávek. Podívejte se na nabídku Konference a prohlédněte si prostory, které vám rádi pronajmeme. Kromě toho zajistíme občerstvení, po domluvě lze připravit například obědy nebo večeře v hotelové restauraci. Hotel Golf má také vlastní bar. 

 

 

A jelikož jsme hotel, můžete si u nás zarezervovat i pokoje. Zajistit ubytování pro VIP je nutnost a rozhodně není dobré, když je daleko. Takto to budete mít v jednom místě, což je ideální. Vlastní parkoviště pro hosty je samozřejmostí. Podívejte se na naši speciální nabídku ubytování pro firmy a zjistěte, co všechno jsme pro vás nachystali.

 

Pokoje Hotel Golf Praha 5

Promyslete si program

Ohledně programu – rozmyslete si, zda poběží pouze jedna linie přednášek, nebo jich bude více souběžně. V závislosti na tematice není neobvyklé, že jsou součástí také workshopy, i pro ty je potřeba zajistit prostory (většinou menší místnost). 

 

Do programu započítejte i pauzy na odpočinek a občerstvení. Každému účinkujícímu jasně vymezte jeho scénář a časový rozvrh. Počítejte s tím, že se může spousta věcí pokazit a dopadnou úplně jinak, než jste chtěli. Proto si raději připravte i nějaký záložní plán.

 

Občerstvení a zábava

Den před začátkem konference je dobrým zvykem uspořádat večeři přednášejících. Je to takové vstřícné gesto, navíc se hosté lépe seznámí. Ohlídejte množství podávaného alkoholu, aby druhý den nedošlo k neočekávaným změnám v programu. 

 

Na samotnou akci připravte pouze menší občerstvení, kávu, čaje a vodu. Větší občerstvení by mělo následovat po přednáškách, může být formou cateringu, nebo třeba i jako klasická večeře v podniku. Opět záleží na množství účastníků. 

 

Po konferenci je možné uspořádat afterparty, kde se kromě jídla podávají také nápoje (včetně těch alkoholických). Určitě si dopředu zjistěte, kdo se všechno bude účastnit a úměrně k tomu zarezervujte prostor. 

 

Propočítejte rozpočet

Doporučuje se počítat s náklady na osobu. Podle prodaných lístků potom můžete celkový rozpočet snižovat nebo zvyšovat podle potřeby. Vypočítáte tak snadněji, kolik peněz je potřeba vynaložit na jídlo a pití. Pak jsou tu neměnné položky jako fotografové a samozřejmě účet za pronájem.

 

Nezapomínejte na zpětnou vazbu

Konferencí to pro vás nekončí. Jestli se chcete do budoucna zlepšovat a mít jistotu, že jsou všechny strany spokojené, rozešlete hned po konci akce dotazník spokojenosti. Je dobré zapátrat i po tom, jak se lidé o konferenci dozvěděli. Snadno si tak ověříte, jaký prodejní způsob vám nejvíc funguje a kde jsou vaše slabé stránky.

← Střelecký ostrov: 5 důvodů, proč toto místo navštívit Jak vybrat vhodnou konferenční místnost? →

Zanechat komentář Zrušit odpověď na komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Povinná pole jsou označena *

Tagy

Hledání

Poslední příspěvky

  • Kam na piknik v Praze? Recept na nejlepší odpoledne
  • Procházka po Praze: Jaké trasy vás uchvátí?
  • 7 tipů, kam s malými dětmi v Praze
  • Prašná brána: Jeden ze symbolů Prahy
  • Vyšehrad: Navštivte jednu z nejvýznamnějších památek v Praze
  • Kontakty
  • Recenze
  • Soukromí
  • COVID-19
  • Všeobecné obchodní podmínky
  • Credits
Plzeňská 103, 150 00 Praha 5-Motol, Česká republika Telefon +420 222 993 101 Fax +420 222 993 103 E-mail reservation@hotel-golf.cz
VAT CZ 251 01 919 - © Copyright Hotel Golf - 2023