Jak na pořádání úspěšné konference?
Uspořádat konferenci je velká zodpovědnost. Poradíme, jak vše zařídit, tak aby se celá akce vydařila. A to i v případě, že se vše spikne proti vám. Základem je důkladná příprava a tým, na který je spolehnutí. Tak pojďme na to!
Sestavte tým profesionálů a začněte s předstihem
Jak uspořádat konferenci? Ať už plánujete setkání 50, 100 nebo 400 lidí, je důležité mít tým organizátorů, který vám s tím pomůže a přidá ruku k dílu. Čím větší akce bude, tím víc spolupracovníků budete potřebovat.
Většinu věcí si nejspíš vyřešíte interně, ale není od věci si na najmout i nějakého toho externistu. A nemusí jít jenom o catering. Důležitou součástí je přece i dokumentace nebo propagace akce.
Co se dokumentace týče, kromě najmutí profesionála je potřeba od účastníků zajistit i souhlas s focením. To lze zakomponovat do obchodních podmínek, které se odsouhlasí koupí lístku. V případě nahrávání si zase opatřete písemný souhlas od přenášejícího a rozmyslete se, na jaké platformě a za jakých podmínek budete videa publikovat (chcete z toho mít zisk? atd.). Formulaci je dobré konzultovat s právníkem.
Ke komunikaci s týmem využívejte všechny efektivní nástroje, které jsou po ruce a sdílejte mezi sebou informace a důležité dokumenty (využijte například Google dokumenty, Zoom, Trello a další).
Další důležitou věcí je začít s organizací s dostatečnou rezervou. Zajistit účastníky, prostory, sestavit program, pozvat přednášející – to všechno zabere spoustu času. Pracujte alespoň s několikaměsíčním předstihem. Klidně půl roku. A pár dní před akci znovu telefonicky ověřte, že všichni důležití hosté skutečně dorazí.
Určete datum a vyberte místo
Místo vybírejte na základě toho, jak velká konference bude. Bude vám stačit jen konferenční sál, nebo potřebujete i extra místo na různé workshopy a předváděcí akce? Někdy je třeba konferenčních sálů víc. Je dobré, když budova disponuje prostorem pro občerstvení, případně i volnou zábavu. Důležité je i nějaké zázemí a místo pro přednášející, kde si mohou nechat věci.
Hotel Golf nabízí konferenční sály a místnosti s moderním vybavením, včetně venkovních prostorů (zahrada, terasa) – ideální pro odpočinek během přestávek. Podívejte se na nabídku konferenčních prostor, které vám rádi pronajmeme. Kromě toho zajistíme občerstvení, po domluvě lze připravit například obědy nebo večeře v hotelové restauraci. Hotel Golf má také vlastní bar.
A jelikož jsme hotel, můžete si u nás zarezervovat i pokoje. Zajistit ubytování pro VIP je nutnost a rozhodně není dobré, když je daleko. Takto to budete mít v jednom místě, což je ideální. Vlastní parkoviště pro hosty je samozřejmostí. Podívejte se na naši speciální nabídku ubytování pro firmy a zjistěte, co všechno jsme pro vás nachystali.
Promyslete si program
Ohledně programu – rozmyslete si, zda poběží pouze jedna linie přednášek, nebo jich bude více souběžně. V závislosti na tematice není neobvyklé, že jsou součástí také workshopy, i pro ty je potřeba zajistit prostory (většinou menší místnost).
Do programu započítejte i pauzy na odpočinek a občerstvení. Každému účinkujícímu jasně vymezte jeho scénář a časový rozvrh. Počítejte s tím, že se může spousta věcí pokazit a dopadnou úplně jinak, než jste chtěli. Proto si raději připravte i nějaký záložní plán.
Občerstvení a zábava
Den před začátkem konference je dobrým zvykem uspořádat večeři přednášejících. Je to takové vstřícné gesto, navíc se hosté lépe seznámí. Ohlídejte množství podávaného alkoholu, aby druhý den nedošlo k neočekávaným změnám v programu.
Na samotnou akci připravte pouze menší občerstvení, kávu, čaje a vodu. Větší občerstvení by mělo následovat po přednáškách, může být formou cateringu, nebo třeba i jako klasická večeře v podniku. Opět záleží na množství účastníků.
Po konferenci je možné uspořádat afterparty, kde se kromě jídla podávají také nápoje (včetně těch alkoholických). Určitě si dopředu zjistěte, kdo se všechno bude účastnit a úměrně k tomu zarezervujte prostor.
Propočítejte rozpočet
Doporučuje se počítat s náklady na osobu. Podle prodaných lístků potom můžete celkový rozpočet snižovat nebo zvyšovat podle potřeby. Vypočítáte tak snadněji, kolik peněz je potřeba vynaložit na jídlo a pití. Pak jsou tu neměnné položky jako fotografové a samozřejmě účet za pronájem.
Nezapomínejte na zpětnou vazbu
Konferencí to pro vás nekončí. Jestli se chcete do budoucna zlepšovat a mít jistotu, že jsou všechny strany spokojené, rozešlete hned po konci akce dotazník spokojenosti. Je dobré zapátrat i po tom, jak se lidé o konferenci dozvěděli. Snadno si tak ověříte, jaký prodejní způsob vám nejvíc funguje a kde jsou vaše slabé stránky.